就活メールで気をつけたい基本のマナー、ビジネスシーンでのメール書き方

就活メールで気をつけたいマナー メール

OB・OG訪問や面接日程の調整、選考の辞退など就活の様々な場面で必要となるメール。いざとなると「あれ、どうやって書くんだっけ?」と焦ってしまうものですよね。今回は就活で送るメールについて、その注意点を踏まえた上で基本的なメールの文面例を紹介します。

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メールを書く際の注意点

就活メールで気をつけたいマナー

就活におけるメールはビジネスメールなので、「簡潔に分かりやすく」を心がけます。相手との関係性にもよりますが、決して友人に送るような体裁、内容で送ってはいけません。かといって丁寧過ぎたりお礼文を書きすぎるのもくどくなって良くないです。ビジネスメールですから、簡潔に分かりやすく相手に伝わる文章を心がけましょう。以下は注意点の具体例です。

  • 件名を必ず入れる
  • 相手の所属・名前と自分の所属・名前を明記する
  • 文章のまとまり毎に一行開ける
  • メールの最後に署名を付ける
  • 顔文字や!、?、特殊な記号を使わない
  • 敬語を使用する
  • 携帯電話ではなくPCからメールを送る
  • 送信前に必ず確認する

メールの書き方

就活メールの書き方基本

先ほど述べたような注意点に気を付け、「簡潔に分かりやすいメール」を心がければ、ビジネスメールの基本は抑えられたことになります。それらを踏まえた上でメールを書くことが出来れば、社会人としての一歩を踏み出せたことにもなります。それでは、実際の例について見てみましょう。以下は、人事社員から面接日程について連絡が来た場合の返信文面例です。

件名:面接の日程の件について(○○大学山田太郎)

株式会社○○○○
人事部 ○○様

いつもお世話になっております。
○○大学○○学部の山田太郎と申します。

この度は面接日程についてご連絡いただき、ありがとうございました。
それでは、○月○日(月)の10時にお伺い致します。

何卒、当日はよろしくお願い致します。

―――――――――――――――
○○大学○○学部
山田太郎
電話:123-4567-8901
メールアドレス:****@**.co.jp
―――――――――――――――

以上のような基本の分を書くことが出来れば、本文の真ん中に当たる文章さえ書き換えれば良いので、他の場面でも応用が利きます。基本の文面を押さえ、相手にどう伝わるかを考えながら作成することができればバッチリです。

メールではNGな場面

就活メールでスマホはNG

メールがバッチリ書けるようになったからと言って、全てメールで済ましてもよいはずがありません。企業から電話で連絡するようにとの指示がある場合はもちろん、前日や当日に日程変更するなど急を要する場合、三次面接や最終面接など少数の学生にのみ連絡が来ている場合、内定を辞退する場合などは電話で連絡しましょう。

スマホも普及し手軽に連絡を取れる時代ですが、社会人の礼儀として相手に迷惑がかかりそうな時は電話で連絡・相談しましょう。

「その企業にはどうせ就職しないわけだし適当でいいや」という学生もいるかもしれませんが、もしかするとその企業が取引先になるかもしれません。その危険性を考え、基本的に企業に対しては常識ある行動を心がけた方が良いでしょう。

まとめ

基本のマナーをおさえて、就活メールを書く

メールの書き方についてお分かりいただけましたか?就活にとってメールは頻繁に使用する連絡手段。早い打ちから自分のものにして、いつでも作成できるようにしておきたいですね。それぞれの場面や相手に合わせて、ぜひ、思いやりのあるメールを送信してくださいね。